Home > Onderwijs begrippen > Leerlingdossier
Wat is een leerlingdossier?
Een leerlingdossier is het geheel aan gegevens dat een school structureel vastlegt over de ontwikkeling, ondersteuning en begeleiding van een leerling. Het dossier bevat informatie over leerresultaten, gedrag, sociaal-emotionele ontwikkeling, observaties, gesprekken met ouders en eventuele externe ondersteuning. Er wordt onderscheid gemaakt tussen een administratief en een onderwijskundig deel. Het leerlingdossier vormt een belangrijk instrument binnen passend onderwijs.
Wat staat er in een leerlingdossier?
Het leerlingdossier is opgebouwd uit verschillende onderdelen die samen een compleet beeld geven van de leerling. Denk aan:
- Resultaten van toetsen en observaties
- Verslagen van gesprekken met ouders en leerlingen
- Handelingsplannen of ontwikkelingsperspectieven (OPP)
- Verslagen van zorgoverleggen en consultaties (zoals met een orthopedagoog)
- Registratie van extra ondersteuning of aanpassingen
Steeds vaker wordt dit digitaal bijgehouden in leerlingvolgsystemen zoals ParnasSys, Magister of SOMtoday.
Waarom is een leerlingdossier belangrijk?
Het leerlingdossier is essentieel voor een goede onderwijs- en zorgstructuur. Het helpt scholen bij:
- het volgen van de ontwikkeling over langere tijd,
- het onderbouwen van keuzes rondom begeleiding en ondersteuning,
- het uitvoeren van de zorgplicht richting ouders en samenwerkingsverband,
- een zorgvuldige overdracht bij schoolwisselingen.
Door het dossier actueel en gestructureerd bij te houden, kunnen onderwijsprofessionals snel inspelen op de behoeften van de leerling.
Leerlingdossier binnen de leerlingbegeleiding
Binnen de leerlingbegeleiding fungeert het leerlingdossier als werkdocument voor mentoren, intern begeleiders en zorgteams. Het ondersteunt samenwerking en continuïteit door:
- transparant te maken welke ondersteuning is geboden en met welk effect,
- inzichten over gedrag en sociaal-emotionele ontwikkeling te bundelen,
- afspraken met ouders en ketenpartners vast te leggen.
Privacyregels en bewaartermijnen
Het bijhouden van een leerlingdossier valt onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dat betekent onder andere:
- alleen relevante en actuele gegevens worden bewaard,
- ouders (en leerlingen vanaf 16 jaar) hebben recht op inzage, correctie en verwijdering,
- er gelden vaste bewaartermijnen (minimaal 5 jaar na uitschrijving).
Scholen zijn verantwoordelijk voor veilige opslag en zorgvuldige omgang met deze gegevens, ook bij overdracht naar andere scholen.
Meer weten over leerlingdossiers?
Lees verder over leerlingbegeleiding, zorgplicht en OPP om te zien hoe het leerlingdossier onderdeel is van het bredere ondersteuningsbeleid op school.